Privacyreglement – De Kladdegatjes

U kunt het privacyreglement hieronder lezen of als pdf downloaden

In dit privacyreglement wordt de term klant gebruikt. Hiermee wordt de ouder of verzorger van het kind bedoeld die het ouderlijk gezag over het kind van jonger dan 16 jaar heeft en die het contract met de peuteropvang heeft ondertekend, of het kind zelf. Hierbij gaat de peuteropvang ervan uit, dat deze ouder of verzorger eventuele verzoeken die voortvloeien uit dit privacyreglement, afstemt met de andere ouder die het contract niet heeft ondertekend.

De ouder of verzorger die geen contract met de peuteropvang heeft, kan indien hij/zij gebruik wil maken van de rechten zoals omschreven in dit privacyreglement, dit doen in afstemming met de contractouder. Dit is in overeenstemming met artikel 4 van de Aanvullende Algemene Voorwaarden B.V.

1.1 Doel gegevensverwerking

De peuteropvang verzamelt alleen gegevens van klanten (ouders en kinderen) in het kader van de uitoefening van haar taken. Gegevens van klanten worden geregistreerd met als doel:

het bijhouden van adresgegevens en bankgegevens in verband met facturering en de uitvoering van de overeenkomst;
het bijhouden van gegevens die van belang zijn voor de opvang, verzorging, begeleiding en ontwikkeling van het kind;
het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en verzorgers van de kinderen;
het aanvragen van subsidie/toeslagen.

1.2 Gegevens die worden vastgelegd

De peuteropvang legt de volgende gegevens vast, hierbij kan onderscheid gemaakt worden tussen gegevens die bij inschrijving worden vastgelegd en gegevens die worden vastgelegd als onderdeel van de opvang van de kinderen van de ouders.

Inschrijving
De volgende gegevens van klanten worden vastgelegd op basis van wat de ouders/verzorgers opgeven. Deze gegevens worden vastgelegd ten behoeve van het uitvoeren van de overeenkomst tussen klant en de peuteropvang voor het opvangen van de kinderen van betreffende klanten op de locatie van de peuteropvang.

Kind

Naam
Adresgegevens
BSN-nummer kind
Geboortedatum
Dagdelen waarop de opvang plaatsvindt of gewenst is

Ouders

Naam
Adresgegevens
Telefoon (vast, mobiel, werk)
E-mail
BSN-nummer ouders
Bankrekeningnummer ouders

Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en aanbevolen bewaartermijnen door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in acht genomen.

Opvang
Kinddossier met hierin de volgende gegevens:

Kindgegevensformulier
Observaties
Verklaring medicijntoediening*
Aftekenlijst medicijntoediening*
Bekwaamheidsverklaring voor het uitvoeren van medische handelingen
Actieplan medisch handelen inzake wet BIG
Actieplan anafylaxie*
Verslag ouder gesprek*
Kind verslag groepsoverleg
Overzicht verslaglegging meldcode en bijbehorende verslagen*

Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker. De met een sterretje (*) gemarkeerde zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Bij het bewaren van deze gegevens worden de wettelijke dan wel geadviseerde bewaartermijnen vanuit de AP in acht genomen.

1.3 Bewaren en bewaartermijn van gegevens klanten

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De bewaartermijn voor een gegeven wordt enerzijds bepaald door wettelijke bewaartermijnen (aangeduid als minimaal, min) en anderzijds door aanbevolen bewaartermijnen door bijvoorbeeld de AP (aangeduid als maximaal, max). De peuteropvang hanteert de volgende bewaartermijnen:
Gegevens kind

Soort gegeven	Termijn	Soort termijn	Wettelijk
Naam	7 jaar	Min.	Ja
Tussenvoegsel	7 jaar	Min.	Ja
Voorletters	7 jaar	Min.	Ja
Voornaam	7 jaar	Min.	Ja
BSN	7 jaar	Min.	Ja
Straatnaam	2 jaar	Max.	Nee
Huisnummer	2 jaar	Max.	Nee
Huisnummer toevoeging	2 jaar	Max.	Nee
Postcode	2 jaar	Max.	Nee
Plaats	2 jaar	Max.	Nee
Geboortedatum	2 jaar	Max.	Nee
BSN	2 jaar	Max.	Nee
Fotomateriaal Mijn Kind	1 jaar	Max.	Nee
Gezondheidsgegevens	1 jaar	Max.	Nee
Dagboek gegevens	1 jaar	Max.	Nee
Contractgegevens	7 jaar	Min.	Ja
Financiele transacties	7 jaar	Min.	Ja
Kinddossier (papier)	niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is van een meldcode proces; dan maximaal 2 jaar	Max.	Nee

Gegevens ouders

Soort gegeven	Termijn	Soort termijn	Wettelijk
Naam	7 jaar	Min.	Ja
Tussenvoegsel	7 jaar	Min.	Ja
Voorletters	7 jaar	Min.	Ja
Voornaam	7 jaar	Min.	Ja
BSN	7 jaar	Min.	Ja
Straatnaam	2 jaar	Max.	Nee
Huisnummer	2 jaar	Max.	Nee
Huisnummer toevoeging	2 jaar	Max.	Nee
Postcode	2 jaar	Max.	Nee
Plaats	2 jaar	Max.	Nee
Geboortedatum	2 jaar	Max.	Nee
Bankrekeningnummer	2 jaar	Max.	Nee
E-mailadres	2 jaar	Max.	Nee
Telefoonnummer	2 jaar	Max.	Nee
Contractgegevens	7 jaar	Min.	Ja
Financiele transacties	7 jaar	Min.	Ja

1.4 Uitwisseling van klantgegevens met derden

De peuteropvang biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. De peuteropvang wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, Bureau Jeugdzorg, Gemeente, scholen, etc). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de AVG:

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:

een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden;
op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt.

In alle andere gevallen worden gegevens alleen aan derden verstrekt indien de klant hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft.

De peuteropvang wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die de peuteropvang heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:

de peuteropvang geeft in het kader van de Toeslag kinderopvang gegevens van kinderen en ouders door aan de belastingdienst. Het betreft alleen die gegevens voor zover deze voor de belastingdienst noodzakelijk zijn (naam, adres, BSN-nummer kind en betalende ouder, genoten opvang).
de peuteropvang geeft in het kader van de controlerende taak van de GGD binnen de Wet Kinderopvang gegevens van het kind (naam, geboortedatum) door aan de GGD. Het betreft alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het bepalen van de begeleider/kind ratio.

In het belang van het kind kan het nodig zijn om informatie, naast ouders ook uit te wisselen met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.). De volgende informatie komt hiervoor in aanmerking:

Zorg om de omgeving van het kind	Zorg om het kind betreffende ontwikkeling
Fysieke verzorging	Intelligentieontwikkeling
Geestelijke verzorging	Ontwikkelingsgebieden als motoriek, taal/spraak etc. Gedragsontwikkeling

Gegevensuitwisseling vindt alleen plaats nadat ouders hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven.

De gegevens over het kind aangaande de ontwikkeling die binnen een normale ontwikkelingslijn vallen, worden niet met derden (bureau jeugdzorg, GGD, consultatiebureau, scholen, MEE, algemeen maatschappelijk werk enz.) gedeeld zolang dit niet in het belang van het kind is. Ouders hebben te allen tijde recht op inzage in het dossier van hun kind. Daarnaast heeft de peuteropvang de plicht om altijd met ouders in gesprek te gaan over eventuele zorgen rondom het kind. Wij zullen samen met de ouders kijken hoe onze zorgen kunnen worden weggenomen. Indien de zorgen dusdanig groot zijn en deze in gesprek met de ouders niet worden weggenomen, kunnen wij ons genoodzaakt zien een melding te doen bij Veilig Thuis. Wij zullen ouders hier vooraf van op de hoogte stellen. Wij doen in principe geen anonieme meldingen bij Veilig Thuis, tenzij de veiligheid van kinderen of medewerkers in het gedrang is.

2 Gegevens medewerkers en sollicitanten

2.1 Gegevens medewerkers

De peuteropvang gaat zorgvuldig om met de gegevens van haar medewerkers. De volgende uitgangspunten zoals geformuleerd door de Autoriteit Persoonsgegevens worden hierbij gehanteerd:

De verwerking van gegevens van medewerkers vindt alleen plaats voor toegestane en/of wettelijk verplichte doeleinden van verwerking zoals salarisuitbetaling, opleidingen, bedrijfsmedische begeleiding, de uitvoering of toepassing van wetten.
Slechts de wettelijke toegestane en/of verplichte categorieën van gegevens worden verwerkt zoals naam, adres, woonplaats, bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot te volgen of gevolgde opleidingen, functie, aanwezigheid (in verband met uitbetaling salaris, verlofregistratie, etc.) of gegevens die verwerkt moeten worden op grond van een wet.
De gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, leidinggeven aan de medewerker of anderszins noodzakelijk zijn betrokken.
De gegevens worden alleen verstrekt aan derden indien de medewerker hier ondubbelzinnig toestemming voor heeft gegeven of indien dit noodzakelijk is voor de nakoming van een wettelijke plicht.
De gegevens van de medewerker worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat het dienstverband is of de werkzaamheden van de medewerker zijn beëindigd tenzij er bij uitdiensttreding sprake is van een arbeidsconflict. In dat geval geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Langer bewaren van onderdelen van de gegevens van een medewerker gebeurt alleen voor zover noodzakelijk ter voldoening aan een voor dat onderdeel geldende wettelijke bewaarplicht en nimmer langer dan die termijn. Bovenstaand overzicht betreft een niet-limitatieve opsomming en is slechts bedoeld ter indicatie van het soort gegevens dat de peuteropvang vastlegt.

2.2 Gegevens sollicitanten

De peuteropvang gaat zeer zorgvuldig om met de gegevens van sollicitanten. Gegevens van sollicitanten bij de peuteropvang worden in beginsel 4 weken bewaard. Afhankelijk van de uitkomst van de sollicitatieprocedure gelden de volgende richtlijnen: Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure in dienst treedt bij de peuteropvang worden de gegevens die onderdeel uitmaken van het sollicitatieproces opgenomen in het personeelsdossier. Indien de sollicitant na het doorlopen van de sollicitatieprocedure niet in dienst treedt bij de peuteropvang dan worden de gegevens bewaard conform de keuze van de sollicitant. Bij aanvang van het sollicitatieproces kan toestemming gegeven worden om de gegevens langer dan 4 weken te bewaren. Hiermee geeft de sollicitant de peuteropvang-toestemming om de gegevens maximaal 1 jaar te bewaren en de gegevens te gebruiken om de sollicitant te benaderen voor vacante functies bij de peuteropvang die aansluiten bij de motivatie en cv van de sollicitant. Als de sollicitant akkoord geeft voor het bewaren van zijn of haar gegevens, zal na 1 jaar weer opnieuw toestemming aan de sollicitant gevraagd worden voor het verlengen van de bewaartermijn met 1 jaar.

De gegevens zullen nooit aan derden doorgegeven worden. Na afloop van de bewaartermijn die van toepassing is op de individuele sollicitant worden alle gegevens met betrekking tot de sollicitant door de peuteropvang verwijderd.

3 Overige afspraken en richtlijnen

3.1 Gedragscode

Voor alle medewerkers van de peuteropvang geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:

privacygevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
buiten de werkkring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen;
pedagogisch medewerkers van de BSO ouders op de hoogte stellen van alles wat er is besproken met de leerkracht tijdens het halen van school;
collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt;
computers op de vestiging zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte teamaccount en een account voor de vestigingsmanager.

3.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens

Vanuit de AVG hebben klanten, medewerkers en sollicitanten het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren, aan te vullen, te beperken, te verwijderen en op dusdanige wijze te ontvangen dat de gegevens makkelijk over te dragen zijn aan een andere organisatie. In dat laatste geval gaat het alleen om digitale gegevens of persoonsgegevens die de peuteropvang met uw toestemming verwerkt of die bedoeld zijn om de overeenkomst met u uit te voeren. Het inzagerecht houdt in dat ouders, medewerkers en sollicitanten een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens de peuteropvang over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij de peuteropvang binnen komt, zal de peuteropvang de volgende informatie verschaffen aan de ouders:

De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet door de peuteropvang.
De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die klanten actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die de peuteropvang heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie de peuteropvang-gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Belastingdienst, bureau jeugdzorg, GGD of het consultatiebureau.

Daarnaast hebben klanten, medewerkers en sollicitanten van de peuteropvang het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag worden gevraagd indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, als de gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt of als men niet langer toestemming wil geven aan de peuteropvang voor het gebruik van zijn/haar gegevens. Dit laatste is alleen mogelijk als de peuteropvang de betreffende gegevens niet meer nodig heeft voor de uitvoering van de overeenkomst kinderopvang of de arbeidsovereenkomst. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door de peuteropvang. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht door de peuteropvang. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd.

Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat de peuteropvang een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor de peuteropvang wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. de peuteropvang zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. de peuteropvang zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, indien verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.

Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn.

Klanten kunnen een verzoek tot inzien, corrigeren, aanvullen, beperken, verwijderen en ontvangen van gegevens indienen bij het bestuur van de peuteropvang via info@dekladdegatjes.nl. Medewerkers kunnen dat doen bij het bestuur evenals sollicitanten.

3.3 Beveiliging

Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder(s) en de peuteropvang geldt. De peuteropvang heeft een beleid op het gebied van informatiebeveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen de peuteropvang-toegang heeft tot welke informatie. Als onderdeel van dit beleid vindt er jaarlijks een externe controle en elk kwartaal een interne controle plaats. Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in af te sluiten kasten.

3.4 Identificatie klant

Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een vestiging. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders. Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intakegesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN is verstrekt.

3.5 Toegang van derden tot persoonsgegevens

Binnen de peuteropvang kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD-inspecteur, de interne auditoren en de accountant. Deze personen betrachten vanuit hun functie geheimhouding.

3.6 Klachten

Klachten over het niet juist uitvoeren van het privacy beleid kunnen via de reguliere klachtenprocedure van de peuteropvang geuit worden. Het klachtenreglement is te vinden op de website. Medewerkers kunnen gebruik maken van het klachtenreglement voor medewerkers.

3.7 Autoriteit Persoonsgegevens

Klanten, medewerkers en sollicitanten hebben daarnaast het recht om een klacht over de verwerking van hun persoonsgegevens of die van hun kind in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.